Heeft u vragen over mediation? Wellicht dat deze lijst van “frequently asked questions“ u kan voorzien van een antwoord. Uiteraard kunt u ook te allen tijde contact opnemen met de SGOA voor vragen over mediation (www.sgoa.org).

Overzicht vragen

1. Wat is ICT-Mediation?
2. Wat regelen de FENIT-voorwaarden over ICT-Mediation?
3. Voor welke geschillen is ICT-Mediation geschikt?
4. Wat zijn voor- en nadelen van ICT-Mediation?
5. Is ICT-Mediation effectief?
6. Leidt mediation tot een bindende uitspraak?
7. Heb ik een advocaat nodig om een ICT-Mediation te starten?
8. Zijn de kosten van ICT-Mediation verzekerd?
9. Welke diensten biedt ICT~Office op dit gebied?
10. Waar vind ik een ICT-Mediator? 
11. Waar vind ik meer informatie over geschilbehandeling bij ICT-conflicten?

Evenals op ieder ander zakelijk gebied verlopen ook transacties op het terrein van ICT niet altijd vlekkeloos. Om te voorkomen dat conflicten onnodig escaleren en in een verbeten, peperdure, onzekere en soms jarenlange juridische strijd worden uitgevochten, is in de ICT-sector in 1989 een eigentijdse vorm van bemiddeling geïntroduceerd: ICT-mediation.

Deze succesvolle vorm van bemiddeling werd tot voor kort nog 'minitrial' genoemd. Anders dan bij de rechter ligt de nadruk bij ICT-mediation niet op de juridische aspecten, maar op de werkelijke belangen van alle betrokkenen. Bij ICT-mediation proberen de partijen zèlf hun conflicten de wereld uit te helpen, daarbij bijgestaan door een of twee gespecialiseerde, onafhankelijke en onpartijdige mediators.

1. Wat is ICT-Mediation?
Evenals op ieder ander zakelijk gebied verlopen ook transacties op het terrein van ICT niet altijd vlekkeloos. Daarvoor bestaan vaak meerdere, soms complexe oorzaken. Er kan sprake zijn van een ontevreden opdrachtgever, van benedenmaatse prestaties van de leverancier of van gebrekkige communicatie tussen leverancier en opdrachtgever. De geschillen die hierdoor ontstaan, lopen soms hoog op. Om te voorkomen dat conflicten onnodig escaleren en in een verbeten, peperdure, onzekere en soms jarenlange juridische strijd worden uitgevochten, is in de ICT-sector in 1989 een eigentijdse vorm van bemiddeling geïntroduceerd: ICT-mediation. Deze succesvolle vorm van bemiddeling werd tot voor kort nog ‘minitrial’ genoemd. Anders dan bij de rechter ligt de nadruk bij ICT-mediation niet op de juridische aspecten, maar op de werkelijke belangen van alle betrokkenen. Bij ICT-mediation proberen de partijen zelf hun conflicten de wereld uit te helpen, daarbij bijgestaan door een of twee gespecialiseerde, onafhankelijke en onpartijdige mediators. In een of meer informele sessies worden alle aspecten van het geschil besproken. Naast de zakelijke, technische en financiële punten van het conflict kan bijvoorbeeld ook aandacht worden gegeven aan de emoties (boosheid, beroepstrots e.d.) die het geschil hebben gevoed. Dat kan van belang zijn als blijkt dat openlijke of verkropte emoties het geschil in de hand hebben gewerkt of hebben versterkt. De partijen zèlf kunnen in een ICT-mediation verschillende oplossingsrichtingen voorstellen. De onafhankelijkheid, deskundigheid en ervaring van de mediator(s) én het feit dat alles wat tijdens de mediation is besproken vertrouwelijk blijft, kunnen een flinke steun in de rug zijn bij het zoeken van een oplossing. ICT-mediation streeft naar ‘win-win’ verhoudingen.

2. Wat regelen de FENIT-voorwaarden over ICT-mediation?

a. FENIT-voorwaarden, versie 1994:

In de uit 1994 daterende versie van de algemene voorwaarden van FENIT is voorgeschreven dat leverancier en opdrachtgever verplicht zijn hun geschillen ter bemiddeling voor te leggen aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA). Deze bemiddelingsprocedure wordt in deze versie van de algemene voorwaarden nog ‘minitrial’ genoemd, maar bij de SGOA spreekt men in dit verband inmiddels over ‘ICT-mediation’. Pas als de bemiddeling niet is geslaagd, kan het geschil aan de overheidsrechter worden voorgelegd. Een partij die de overeengekomen minitrial overslaat, en een geschil direct aan de rechter voorlegt, loopt het risico dat zijn geschil niet door de rechter wordt behandeld. Wèl is het steeds mogelijk om zonder ICT-mediation juridische spoedmaatregelen te treffen, zoals het leggen van beslag of het beginnen van een kort geding.

b. FENIT-voorwaarden, versie 2003:

In de uit 2003 daterende versie van de algemene voorwaarden van FENIT worden de strijdende contractspartijen slechts gewezen op de mogelijkheid van ICT-mediation. Anders dan in de uit 1994 daterende versie is van verplichte mediation geen sprake. Het kan niettemin zinvol zijn als u tevoren, d.w.z. vòòrdat u met een andere partij een contract aangaat, serieus nagaat of verplichte ICT-mediation toch wenselijk is. In dat geval dient u een van de FENIT-voorwaarden afwijkende clausule in uw afspraken op te nemen. Leden van branchevereniging ICT~Office kunnen desgewenst een beroep doen op de juridische helpdesk voor het formuleren van een mediation-clausule op maat.

3. Voor welke geschillen is ICT-mediation geschikt?
Op enkele uitzonderingen na zijn vrijwel alle ICT-geschillen geschikt voor ICT-mediation. De praktijk laat zien dat zeer verschillende soorten geschillen op ICT-gebied succesvol door middel van ICT-mediation kunnen worden opgelost. In het ene geschil staan wellicht de financiële en zakelijke aspecten op de voorgrond, terwijl in een ander geschil de nadruk bijvoorbeeld meer op de technische problemen van een ICT-project ligt.

Voorbeelden van zaken die aan ICT-mediation kunnen worden onderworpen:

• een geschil over een te laat opgeleverd softwareproject;
• een geschil over meerwerk;
• een geschil over auteursrechten op software;
• een geschil over de kwaliteit van een website;
• een geschil over de afwikkeling van een distributieverhouding;
• een geschil over de detachering van een ICT-deskundige.

4. Wat zijn voor- en nadelen van ICT-mediation?
ICT-mediation kent vele voordelen. De voordelen zijn bijvoorbeeld:

• de verantwoordelijkheid voor het oplossen van het geschil ligt bij de partijen zelf
• partijen kunnen creatief te werk gaan bij het zoeken naar een oplossing
• partijen zijn bij het zoeken veelal niet gebonden aan de beknellende regels van de wet
• partijen streven naar een ‘win-win’ resultaat voor alle betrokkenen
• het proces van ICT-mediation verloopt veelal snel
• de kosten van ICT-mediation liggen doorgaans lager dan die van een juridische procedure
• ICT-mediation is een flexibel en informeel proces
• ICT-mediation haalt de angel uit het conflict, mede door de branchekennis van de ervaren mediators.

Aan ICT-mediation zit in een aantal gevallen ook nadelen, zoals:

• omdat ICT-mediation uitgaat van vrijwilligheid, kan een onwillige partij altijd uit het mediationproces stappen
• het mediationproces kan door een onwillige partij misbruikt worden om de geschillenbehandeling te vertragen

5. Is ICT-mediation effectief?
In veel gevallen is ICT-mediation zeer effectief. De Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) heeft een onafhankelijk onderzoek laten uitvoeren naar ruim 200 zaken die in de periode van 1989 – 2001 bij de SGOA zijn aangemeld voor mediation (‘minitrial’). Daaruit blijkt dat ruim 87% van deze bemiddelingsprocedures succesvol wordt afgesloten. Slechts een kleine minderheid van de ICT-mediations mislukt. De grote vertrouwdheid van de SGOA-mediators met de dikwijls complexe ICT-geschillen is daarbij een belangrijke succesfactor.

6. Leidt mediation tot een bindende uitspraak?
Nee. Anders dan een rechter of een particuliere arbiter kunnen mediators geen bindend oordeel over het geschil aan de strijdende partijen opleggen. Het zijn immers de partijen zèlf die in een ICT-mediation trachten hun geschil op te lossen. Het past daarom niet bij ICT-mediation als een mediator een bindende beslissing over het geschil zou nemen. De partijen die deelnemen aan een ICT-mediation hoeven daarom niet te vrezen dat zij worden overvallen met een onwelgevallig bindend oordeel.

Als de strijdende partijen in een ICT-mediation tot oplossing van hun conflict komen, dan kunnen zij hun afspraken over de oplossing vastleggen in een overeenkomst. Met het ondertekenen en uitvoeren van een dergelijke, zogeheten ‘vaststellingsovereenkomst’ maken partijen een einde aan hun geschil. Omdat partijen een vaststellingsovereenkomst geheel uit vrije wil aangaan, zijn de partijen uiteraard wel aan hun afspraken uit die overeenkomst gebonden. In de praktijk staat de ICT-mediator de partijen bij met het formuleren van een passende vaststellingsovereenkomst.

7. Heb ik een advocaat nodig om een ICT-mediation te starten?
Nee, u hoeft geen advocaat in de arm te nemen. U mag een ICT-mediation bij de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) zèlf, zonder enige juridische bijstand, uitvoeren. In dat geval stelt u zelf de inleidende stukken voor de mediation op en bezoekt u zelf de sessie(s) van de mediators. Het ICT-mediation reglement van de SGOA geeft duidelijk aan waaraan uw stukken dienen te voldoen (zie www.sgoa.org). Bedenk daarbij dat ICT-mediation een informele procedure is, waarin de nadruk niet op de juridische vraagstukken ligt maar op het zoeken naar een oplossing die tegemoet komt aan ieders belangen.

In sommige gevallen kan het niettemin verstandig zijn als u eerst een advocaat of jurist raadpleegt. U mag zich in een ICT-mediation laten bijstaan door iedere persoon of deskundige die u wenselijk acht. Daarbij kunt u denken aan bijvoorbeeld uw bedrijfsjurist, uw accountant, een salesmanager, een projectleider, uw administrateur e.d. De juristen van ICT~Office hebben jarenlange ervaring met mediation en zij kunnen op basis van nadere afspraken leden van ICT~Office en andere ICT-bedrijven bijstaan bij een ICT-mediation.

8. Zijn de kosten van ICT-mediation verzekerd?
Aan het uitvoeren van een ICT-mediation zijn uiteraard kosten verbonden, zoals administratie- en registratiekosten van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA) en honoraria van de mediators. Het is wellicht mogelijk dat uw verzekeraar bereid is deze kosten voor zijn rekening te nemen. U doet er daarom verstandig aan om tijdig - dus voordat u een procedure van ICT-mediation begint - uw polissen eens goed door te lezen of met uw verzekeraar of assurantie-tussenpersoon contact op te nemen. Met name wanneer u als ICT-leverancier een verzekering voor beroepsaansprakelijkheid hebt (een zogeheten BAV-polis), is het denkbaar dat uw kosten voor de SGOA uitdrukkelijk in de polis gedekt zijn. Maar ook als uw polis niets over deze dekking zegt, is het niet ondenkbaar dat de verzekeraar bereid is de kosten te dragen. ICT-mediation is immers een middel om escalatie van conflicten en schade te voorkomen en ook uw verzekeraar heeft daar doorgaans groot belang bij. Ook uw verzekeraar kan gebaat zijn bij een snelle en deskundige afwikkeling van het conflict. Houd er echter wel rekening mee dat uw verzekeraar niets vergoedt als u hem niet tijdig van de (voorgenomen) ICT-mediation op de hoogte stelt.

9. Waar vind ik een ICT-mediator?
De FENIT-voorwaarden verwijzen naar de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA). De SGOA is een onafhankelijke en neutrale geschilleninstantie op het gebied van ICT. Meer informatie over de SGOA is te vinden op www.sgoa.org Op de website van de SGOA treft u alle informatie aan over het starten van een ICT-mediation en de aan een ICT-mediation verbonden kosten. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de SGOA, op tel. 070 - 415 56 52 of per e-mail: info@sgoa.org

10. Waar vind ik informatie over geschilbehandeling bij ICT-conflicten?
Er bestaat een onafhankelijke website die voorziet in praktijkinformatie over arbitrage, mediation en rechtspraak bij geschillen op het gebied van ICT. Wij verwijzen u daarom naar: http://www.ictconflict.nl. Via deze website kunt u gratis diverse nuttige documenten over ICT mediation aanvragen.